Tid

Lektionen forventes at tage ca. 15 min. at gennemføre. Dertil kommer refleksionsøvelsen, som du med fordel kan lave sammen med dine medstuderende.

Om lektionen 'Gem dine data godt – om at gemme data og finde dem igen'

I denne lektion får du en introduktion til, hvordan du kan gemme dine data på en hensigtsmæssig måde, sådan at de også er der i morgen. Du får også tips til, hvordan du kan skabe en filnavngivningskonvention, der passer til dit projekt eller din opgave, så du (og evt. andre) nemt kan finde rundt i dine data.  

Der vil i denne lektion blive nævnt en række begreber, som kan være nye for dig. Du kan se definitionerne af begreberne i ordlisten.

Læringsmål

Når du har gennemført lektionen, forventer vi, at du:

ved, hvor du som studerende på KU kan opbevare data lokalt og i cloudløsninger.
kan vurdere cloud- og lokale storage-løsningers egnethed til opbevaring af dine data.
kan strukturere og navngive mapper og filer på en hensigtsmæssig måde.

Kilde

Lektionen er produceret af Københavns Universitet som en del af Københavns Universitets læringsressourcer til digital dannelse, 2023.

Fagansvarlige:

Lorna Wildgaard, ph.d., specialkonsulent, Københavns Universitetsbibliotek (KUB), Forskerservice
Asger Væring Larsen, specialkonsulent, Københavns Universitetsbibliotek (KUB), Forskerservice

__________________________________________________________

Hvor kan du opbevare dine data og filer?

Når du skal gemme data, skal du først beslutte, hvor du vil gemme dem. "Lagringsinfrastrukturer" eller ”lagringsmedier” er termer, man bruger om steder, man kan gemme data, og det begreb omfatter:

harddiske i computere
eksterne harddiske
USB-nøgler
servere
cloud-løsninger

Der er en række ting, du skal tage i betragtning, når du vælger, hvor du vil opbevare dine data og filer. Det kan du læse om i de næste fire afsnit.

__________________________________________________________

Informationssikkerhed og GDPR

Der er en række krav til lagringsinfrastrukturer, som skal indeholde persondata, og som tilbydes af universitetet. Det første er, at de skal være sikret mod datatab og uautoriseret adgang.

Derfor er der ikke frit valg af lagringsinfrastruktur til persondata og andre fortrolige data. Anderledes er det med data, der ikke er reguleret af GDPR – altså de data, der ikke indeholder personoplysninger eller er fortrolige af andre grunde. Til denne type data er der flere valgmuligheder.

Ikke-fortrolige data

KU anbefaler, at du opbevarer ikke-fortrolige data på OneDrive. På OneDrive kan du have dine egne personlige mapper og filer, men du kan også dele data og filer med specifikke undervisere og medstuderende på KU.

NB! Du må ikke opbevare fortrolige data på OneDrive!

Fortrolige data

KU anbefaler, at du opbevarer fortrolige data på dit personlige T-drev – eller kortvarigt på en krypteret USB-nøgle, når du har behov for at flytte data. Du skal slette fortrolige data fra USB-nøglen, så snart du har overført data.

T-drevet har den ulempe, at du ikke kan dele data direkte med undervisere og medstuderende, ligesom du kan i en cloud-løsning som OneDrive. Når du har behov for at dele fortrolige data med andre, må du derfor bruge en anden løsning. Fx kan I sætte jer sammen og overføre data via en USB-nøgle, som I så husker at slette, straks når overførslen er sket.

Har du brug for at opbevare fortrolige data på en USB-nøgle i noget tid, fx fordi du skal transportere data fra en fysisk lokation til en anden, skal du sørge for at kryptere USB-nøglen.

Læs mere om hvordan du håndterer og opbevarer fortrolige data her:

KUnet > Studieinformation > [Vælg din studieportal] > Planlæg dit studie > Regler og dispensationer > Sådan indsamler og håndterer du persondata

__________________________________________________________

Behov for deling af data

Det næste, du skal overveje, er, om du har behov for at dele data. Har du brug for at dele data med en underviser, vejleder eller en projektgruppe, skal lagringsinfrastrukturen understøtte den funktionalitet. En ekstern harddisk kan ikke give adgang til data for din projektgruppe, mens en cloud-løsning som OneDrive kan.

Det kan være fristende at dele data ved at sende dem til sin studiegruppe i en e-mail. Men hvis du bruger denne løsning, kan du ende med at bryde GDPR eller andre regelsæt, og dernæst risikerer du og din gruppe, at jeres data og filer bliver rodede, for der vil hurtigt opstå forskellige versioner, som senere skal flettes sammen. Det er meget nemt at lave fejl, når der flyver forskellige versioner rundt. Så hvis du skal samarbejde med andre om data, er det meget bedre at bruge et egnet system som f.eks. OneDrive.

Københavns Universitet har en kontrakt med Microsoft (som udbyder OneDrive-løsningen), der beskriver krav til beskyttelse af data. KU har ikke lignende sikkerhedsaftaler med andre udbydere af cloud-løsninger som f.eks. Dropbox og Google. Du bør derfor undgå at bruge disse tjenester i forbindelse med dit studie.

__________________________________________________________

Backup 

Det er vigtigt, at du husker at tage backup af dine data eller sikre dig, at den lagringsinfrastruktur, du benytter, gør det for dig. Det er aldrig en god ide kun at have en enkelt kopi af sine data. Gemmer du data på f.eks. OneDrive, bliver der løbende taget backup af filer og mapper, og de vil kunne tilgås, selvom du skulle miste din computer. Men har du omvendt kun data liggende på din bærbare computer, og mister du den, så er du på den. Er data samtidig uerstattelige, kan det være katastrofalt for dit projekt.

En gylden regel inden for backup er kendt som 3-2-1-reglen. Den lyder, at man skal gemme sine data i 3 eksemplarer, på 2 forskellige medier, hvor 1 af medierne er en cloud-løsning som f.eks. OneDrive.

3-2-1 backup rule.png

Hvis man følger 3-2-1-reglen, er man fuldstændig sikker på, at man ikke mister noget, hvis uheldet skulle være ude. Man kan f.eks. miste sin computer ved tyveri, eller man kan blive ramt af ransomware. Se mere om it-sikkerhed på KUnet.

Der er ikke nogen formelle krav til backup. Du må gøre op med dig selv, hvor mange kopier du vil gemme dine data i. Hver gang du ændrer noget i den kopi, du arbejder med, skal du huske at gemme ændringen i de andre kopier. Hvis du ofte laver ændringer, kan du f.eks. hver aften tage backup af data. I nogle tilfælde bør du tage backup oftere. Det afhænger af, hvor ofte der sker ændringer.

Du kan downloade software, der automatisk sikkerhedskopierer filer og mapper til de lagringsinfrastrukturer, du ønsker: andre drev, eksterne harddiske, USB-nøgler eller cloud-løsninger som f.eks. OneDrive. Det anbefales, at du tager kontakt til KU's IT-service, inden du downloader ukendt software til din computer.

Et godt råd er altså: Opbevar altid mindst to – og gerne tre – kopier af dine data på forskellige medier, f.eks. en kopi på din computer og en kopi på OneDrive (ikke-fortrolige data) eller dit personlige T-drev (fortrolige data).

____________________________________________________________

Hvor meget fylder dine data?

Endelig skal du vurdere, hvor meget dine data kommer til at fylde. Nogle data fylder rigtig meget, og så er en USB-nøgle eller en lille ekstern harddisk måske ikke nok. Nogle cloud-løsninger (f.eks. Dropbox) har også en begrænsning på mængden af data, du kan lægge op uden at skulle betale for det. Til almindeligt studiebrug har din computer (samt f.eks. KU’s OneDrive til backup) som oftest rigeligt plads.

____________________________________________________________

Hold orden på mapper, filer og versioner

Når du har valgt, hvor du vil gemme dine data, skal du overveje, hvordan du navngiver mapper og filer.

Når du skal have styr på dine filer, er en god filnavngivningskonvention et "must". Når du bruger en konsekvent navngivningskonvention, er det nemmere at identificere indholdet af en fil og sortere filer i en logisk rækkefølge. Dette er især vigtigt, når du har mange filer, der er relateret til et enkelt projekt eller opgave, og hvis du samarbejder med andre. Gode filnavngivningskonventioner kan også hjælpe med at forhindre utilsigtet overskrivning eller tab af filer.

Denne video fra Ghent Universitet giver en række gode råd om filnavngivning, mappestrukturer og versionsstyring.

____________________________________________________________

Vejledning om god filnavngivning

Vi har udarbejdet en checkliste for filnavngivning, som du kan støtte dig til, næste gang du starter på et nyt fag eller projekt – eller hvis du får lyst til at rydde op i dine eksisterende filer!

____________________________________________________________

Refleksionsøvelse

Reflekter over følgende spørgsmål:

Hvilke fordele og ulemper har du erfaret, at der er ved at opbevare filer lokalt, på din egen computer og i en cloud-løsning (f.eks. OneDrive, Dropbox eller Google Drive)?
Find en mappestruktur for et af dine fag eller projekter, og vurder din navngivnings- og versioneringspraksis. Brug checklisten for filnavngivning som grundlag for din vurdering.
Hvilken filnavngivning er den mest hensigtsmæssige af de tre nedenstående og hvorfor?
1. 2022-03-24_Attachment
2. 24 marts 2022 Attachment
3. 24032022attachment
Hvilken filnavngivning er den mest hensigtsmæssige af de tre nedenstående og hvorfor?
1. labtox_recent_110810_old_version.sps
2. 2010-08-11_bioasssay_tox_V1.sps
3. FFTX_3776438656.sps

____________________________________________________________

Hvis du vil vide mere

Her finder du en række ressourcer, hvor du på egen hånd kan lære mere om, hvordan du lagrer og strukturer dine data:

Opret din OneDrive: KU's brugermanual til OneDrive
Få adgang til dit personlige T-drev – NB! Dette drev bør kun bruges til fortrolige data
Lær mere om god strukturering af data i lektionen God dataindsamlingspraksis > Tidy data

____________________________________________________________